Een geruisloze operatie: 1,4 miljoen pensioenen gaan over naar PGGM

De opdracht was de klus vlekkeloos te doen. Het administreren van 1,4 miljoen PMT- en Koopvaardijpensioenen, het innen van premies bij ruim 35 duizend werkgevers en het uitkeren aan de honderdduizenden pensioengerechtigden rimpelloos, op tijd, in één keer overbrengen naar PGGM.

In de vierde week van januari bleek de klus geklaard: de grootste IT-transitie in de pensioensector sinds jaren, wellicht zelfs enkele decennia, was gelukt. Zonder noemenswaardige problemen, in zeer nauwe samenwerking met MN Pensioenbeheer.

Het is de ironie van dit soort mega IT-operaties. Als ze lukken, komt morgen gewoon weer de zon op. Pas als ze ontsporen – en veel van dit soort transities mislukken of leiden tot grote budgetoverschrijdingen – leiden ze tot nare berichten, reputatieschade en vertrouwensverlies.

Het is ook het lot van de IT-fabrieken in grote bedrijven: hun enorme, complexe administraties moeten de samenleving op een soepele manier laten draaien, met foutmarges ver achter de komma, waarvoor ze – als ze hun werk goed doen – nooit de credits krijgen. Want waarom zou een pensioendeelnemer dankbaar moeten zijn voor een foutloze administratie van zijn of haar pensioen?

De grote transitie van de PMT- en Koopvaardijpensioenen van MN naar PGGM kent een ontstaansgeschiedenis van zeker vier jaar. In 2020 ontstonden de eerste gesprekken tussen PGGM en MN waarin het voorstel op tafel kwam het door PGGM ontwikkelde MAP-systeem voor de pensioenadministratie aan MN ter beschikking te stellen. MAP werd – en wordt – gezien als een toekomstvast systeem dat heel geschikt is om straks ook de nieuwe pensioenregeling op uit te voeren. De samenwerking werd in 2021 bekendgemaakt.

Uit deze samenwerking groeide gaandeweg de overtuiging dat voor een duurzame oplossing een volgende stap moet worden gezet, namelijk toewerken naar een verregaande integratie van MN-Pensioenbeheer in het Pensioenbedrijf van PGGM, waarvoor PMT en Koopvaardij hun mandaat verleggen naar PGGM. Om dit succesvol te laten verlopen, was het slagen van deze IT-transitie cruciaal, een ingewikkelde klus, vooral ook om alle valkuilen te ontlopen die mega-IT-operaties nou eenmaal kunnen ontmoeten. Daarbij was sprake van tijdsdruk: om de IT-gerelateerde inspanningen voor het invoeren van de Wet Toekomst Pensioenen niet in de weg te zitten, moest MAP voor PMT begin 2024 draaien.

De uitdaging werd daarbij heel intensief samen te werken terwijl je als pensioenbeheer nog tot 1 juli 2024 twee aparte bedrijven bent. Daartoe hebben de meer dan honderd bij dit traject betrokken collega’s van PGGM en MN elkaar letterlijk maandenlang opgezocht en gezamenlijk vraagstuk na vraagstuk opgelost. Op 2 januari, de dag dat MN-collega’s in Den Haag voor het eerst met alle functionaliteiten op MAP moesten werken, waren verloven ingetrokken, oliebollen en appelflappen geregeld, en waren PGGM-ers op het MN-kantoor in Den Haag ter plekke om te helpen.

Bestuurlijk werd er ook zwaar geïnvesteerd in de relatie. Er werden zeer heldere afspraken gemaakt om de scope van dit enorme project zo in te kaderen dat het hanteerbaar zou blijven. Voorbeeld: PMT stemde ermee in dat de inrichting van haar pensioenregeling zoveel mogelijk het MAP-systeem van PGGM zou volgen. Daarmee werd kostbare extra administratieve complexiteit vermeden, een afspraak die natuurlijk steeds in de praktijk moest worden bekrachtigd.

Met zorgvuldige afspraken – op bestuurlijk niveau en helemaal doorgevoerd tot op het operationele niveau – werd gewerkt aan vertrouwen. PFZW moest comfort blijven houden. De belangrijkste en grootste klant van PGGM, voor wie het MAP-systeem was ontwikkeld, wilde natuurlijk niet dat deze operatie ten koste zou gaan van haar dienstverlening in de transitie naar de WTP, en terecht.

Edwin Velzel, PGGM-ceo, wijst erop dat vertrouwen hier het sleutelwoord is. Het PMT-bestuur, verantwoordelijk voor een pensioenregeling die de financiële huishouding raakt van minstens een op de tien huishoudens in Nederland, vertrouwde erop dat PGGM deze klus met MN zou klaren. PFZW zag de voordelen van de schaalvergroting in het pensioenbeheer door de entree van 1,4 miljoen PMT-administraties in MAP.

Dat schept een grote verantwoordelijkheid, om nogmaals met Edwin Velzel te spreken. Die is niet alleen te dragen door hard werken en goed nadenken. Wij zijn, zegt hij, in alle fasen van het lange proces eerlijk geweest naar elkaar. Over wat er misging, en over wat binnen onze mogelijkheden lag. Zonder zo’n transparante houding met de onderliggende degelijkheid van het bedrijf, zou deze transitie nooit zo goed zijn gelukt.