Hoe SmartSearch uitgroeide tot een kennisoplossing voor PGGM

Wat begon als een concrete informatiebehoefte binnen het juridisch domein, is uitgegroeid tot een organisatiebrede innovatie. Lauryn Cuffy, Innovatiemanager en Louic Vermeer, Data Specialist, vertellen hoe SmartSearch inmiddels meer dan dertig teams binnen PGGM ondersteunt bij het snel vinden van betrouwbare informatie. 

De oorspronkelijke vraag kwam vanuit de pensioenjuristen, vertelt Lauryn. Zij werken met bijna een half miljoen documenten, zorgvuldig vastgelegd per dossier. Voor dossiergericht werken is dat logisch ingericht, maar er ontstond ook behoefte om dossieroverstijgend te kunnen zoeken. Bijvoorbeeld naar specifieke onderwerpen, of in alle e-mails of juridische brieven.  

Van eerste toepassing naar schaalbaar platform 

Al bij de ontwikkeling van de eerste versie hebben we gekozen voor een platformaanpak. De behoefte kwam vanuit één doelgroep, maar de onderliggende vraag speelde breder binnen PGGM: hoe vind je snel relevante en betrouwbare informatie in miljoenen documenten? 

Inmiddels hebben meer dan dertig teams een eigen omgeving binnen SmartSearch. Bij vermogensbeheer wordt het platform bijvoorbeeld gebruikt om specifieke informatie te vinden in omvangrijke rapportages van externe managers. Ook teams als audit, compliance, en facility management benutten SmartSearch om documenten efficiënt te doorzoeken, samen te vatten en te vergelijken.

Veiligheid en gebruikersgemak 

Louic vertelt: SmartSearch moet niet alleen relevante informatie snel kunnen ontsluiten, maar tegelijkertijd bestaande autorisaties en toegangsrechten strikt respecteren. Zo zorgen we ervoor dat gebruikers alleen toegang krijgen tot de informatie waarvoor zij geautoriseerd zijn.

De techniek achter SmartSearch 

SmartSearch maakt onder andere gebruik van Elasticsearch, een database die goed is in het doorzoeken van grote hoeveelheden tekst. Daarbovenop gebruiken we AI-technologie, een eigen SharePoint-indexer en zelf getrainde modellen. Zo kunnen we honderdduizenden documenten snel en gericht doorzoekbaar maken, afgestemd op de context van PGGM.

De ontwikkeling van SmartSearch is nadrukkelijk een gezamenlijke inspanning. Gebruikers en ontwikkelaars werken samen om een zoekmachine te bouwen die voor alle teams van PGGM bruikbaar is en aangepast kan worden aan individuele wensen.  

Gerichter zoeken sneller inzicht 

SmartSearch ontwikkelt zich van een zoekmachine naar een platform dat gebruikers ondersteunt bij het vinden van antwoorden. Met AI-functionaliteiten, zoals het laten samenvatten van teksten en vragen stellen in natuurlijke taal, kunnen gebruikers snel informatie vinden.

Volgens Lauryn is feedback van gebruikers daarbij essentieel. “Collega’s die SmartSearch gebruiken, helpen ons om het platform verder te verbeteren. Juist door ervaringen, vragen en ideeën te delen, kunnen we blijven doorontwikkelen op een manier die aansluit bij de behoeften van de organisatie.”